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文秘常用写法两篇

作者/来源:网友提供   发表时间:2021-02-27 17:59:12

  

文秘常用公文写法两篇

一、函  

概念:函是平行单位之间商洽工作的公文,内容包括相互之间有关工作的询问、答复、求助、求援等,属平行文。   

函与请示在目的上是一致的(请求解决问题),但行文方向不同,一个平视,一个仰视。仰视要尊重,平视更亲和。因而函在写作时就比较灵活自由。   

函的特点主要表现为使用的广泛性和写作的灵活性,平行机关、友好单位需协商、询问、答复、求援、致谢等一切问题都可以用函去沟通、解决。因此,函具有联系工作、沟通感情、促进融合的作用。公安机关使用的函,按其作用和内容的不同,有“公函”和“便函”、“去函”和“复函”之分。公函是指《国家行政机关公文处理办法》中规定的文种,即“函”。给某机关去函,一般是商洽工作,提出要求,询问事项。复函则是对商洽和询问的答复。   

写作:函由标题、称谓、正文、结尾组成。函的种类不同,写法也有区别。   

去函:由开头的和请求事项两部分组成,开头部分写去函的缘由,表明   

商洽、请求、询问或告知有关情况的依据、意向等;请求事项部分详细写明商洽、询问、请求、告知事项的内容,根据事项的复杂程度,或单列一段,或分条分项。既要简明扼要,又要交代清楚。如果要求对方回复,还要明确提出“请函复”、“请复”等。如有附件要标明(有关复印件)复函。有引语和答复意见两部分组成。引语是引述来函标题、来函文号,有时要写明来函的大概内容。答复意见是针对来函事项予以答复,答复中要表明态度、主张。如 “兹收到贵单位xx函,函中提到的xx一事,我们进行了认真调查和研究,认为xx,现答复如下。”结束语有“特此函复”、“此复”等。    

二 通报  

   通报是上级向下级表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种公文。属下行文。通报或分为表彰性通报、批评性通报和重要情况通报。   

写作:一般由标题、受文机关、正文、落款、日期组成。   

表彰性通报:正文内容通常由叙述事实、说明主旨、做出决定、提出要求四个部分组成。叙述事实是表彰性通报的主要部分,应用时间、地点、人物、事件、结果五大要素反映清楚明确,同时应突出重点。表彰性通报常常因事及人,透过客观事实看精神境界。凡是体现精神境界的事实和情节,应当作为重点,下功夫写好。说明主旨,就是说明先进事迹所反映的精神境界和思想风貌及其意义,主要经验和值得发扬的是什么。   

做出决定就是根据先进事迹作出表彰或奖励的决定。提出要求即提出向先进人物或集体学习的号召。   

批评性通报。一般分为四个部分:一是介绍事实,具体陈述起因、经过、后果(造成的影响或损失情况)、有关人员的责任等;对错误事实的交代要清楚、简练。二是指出错误的性质、危害,分析产生错误的主客观原因。三是作出的处理,包括处理的依据和处理的结果。四是要求和希望。   

情况通报。以写清情况为主,并作必要的分析,指明事态的动向和值得注意的问题。通常是前面有总体情况的交代,后面有个体事例的照应,主次分明,详细得当。情况,可以是全局的发展动态,也可以是反映工作中的某一方面情况,如重大火灾事故的情况、民警驾车发生重大交通事故的情况、枪支丢失情况、警服外借造成严重后果的情况等等,目的在于使有关单位和干部、群众了解信息,引起注意,促进工作的顺利开展。

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