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水行政执法档案管理中存在的问题及对策

作者/来源:网友提供   发表时间:2021-02-28 22:04:26

  

马晓亮 石卫萍

摘 要:水行政执法档案作为记录了水政监察人员在水事执法和管理过程中的真实历程,是水政监察人员在水行政执法活动中逐步形成的,有着极高的保存价值,也是水利部门和其上级部门研究水行政执法工作的重要原始资料。其管理工作作为水行政执法工作中的重要组成部分,也是提高水行政执法工作质量与效率的必要条件之一。然而尽管水行政执法档案管理有着诸多益处,其管理过程却仍然存在诸多的问题。本文便是在分析其问题的基础上提出了一系列解决对策。

关键词:水行政执法;
档案管理;
问题与对策

一、当前的水行政执法档案管理中存在的主要问题

(一)档案方面存在的问题

水行政执法档案作为水行政执法活动的真实记载,在某种程度上可以算是水行政执法工作的结果。它既有着一般文书档案的再次查找利用功能,也有着行政法律诉讼的依据性法律性文件的一般功能。因此,水行政执法档案内容的准确与否、齐全与否便成为了档案管理的重要组成部分。然而在当前的执法档案管理过程中,档案方面却存在着诸多的亟待解决的问题。

首先,案卷收集不齐全,归档工作不及时。造成这种现象的主要原因便是由于水行政执法部门的档案管理工作分散,管理制度缺失不全。比方说,部分水利部门在查阅卷宗时都是人员自行立卷归档,继而使得执法卷宗散落各科室、各地,为案卷的收集、归档造成困难。

其次,案卷内的文件排列不规范,材料有所缺失。就目前而言,绝大部分省市的水利系统中的案卷的排列方式主要是单独排列、以文书档案属性为依据进行的排列、单独排列与以文书档案属性为依据的排列相结合的排列这三种。然而在案卷的实际排列过程中,随着文件排列过程中随意穿插排列现象的普遍,使得案卷的文件排列越来越不规范。同时,由于部分案卷其本身便存在材料不齐、证据材料缺失等问题。这些均加大了案卷的下次正常查阅难度。

(二)相关从业人员方面存在的问题

无论是档案管理人员还是水政监察人员都在水行政执法档案管理过程中发挥着重要的作用。因此,一旦这些人员方面出现任何问题都会影响到档案管理的真实性、有效性。

首先,档案管理人员档案管理意识的缺乏。当前的水利部门,由于工作人员数量的不足而使得执法档案管理人员大多数时候均是由执法人员兼任,而此类人员在未经过严格培训的基础上进行档案管理工作便会无法胜任,也就是说,档案管理人员的业务水平低下。继而使得档案管理的质量与效率得不到保证。比方说,文书材料的整理不规范、装订错误、归纳错误等。

其次,水政监察人员的档案意识薄弱。若是水政监察人员的档案意识薄弱,那么其在执法过程中便会忽视部分有保存价值的信息的记录、保存。比方说,在执法过程中虽然注意到了某些细节但却未能及时记录,继而使得档案案卷信息不够完善。

二、解决水行政执法档案管理中的存在问题的有效对策

(一)加大对档案管理人员的管理力度

无论是水政监察人员还是其它人员兼任的档案管理人员均只能算是檔案管理的“门外汉”,他们不仅对档案管理的专业知识知之甚少,其本身的工作能力也并不突出,继而导致档案管理中出现诸多问题。在这种情况下,水利部门便应当要加强对档案管理人员的管理力度。首先,水利部门应当要公开招聘执法档案管理人员。只有保证了档案管理工作的任务有足够数量的人员来处理,才能确保执法档案管理工作的处理及时性。因此,水利部门应当要向外界公开招聘,且保证招聘的人员既具备专业的管理专业知识,也有着极高的工作能力。其次,相关水利部门还应当要加大对执法档案管理人员的培训力度。通过定期的培训来提高档案管理人员的专业素养和工作能力,继而提高水行政执法档案管理的水平。

(二)构建完善的水行政执法档案管理机制

完善的水行政执法档案管理的规章制度是水行政执法档案管理工作开展的关键也是依据,它能让水行政执法档案管理工作更具规范化。无论是当前的水行政执法档案管理中存在的案卷文件排列不规范、装订错误还是文件归档错误、信息采集不齐全等问题都能通过构建完善的执法档案管理机制来解决。水利部门通过统一的水行政执法档案管理规章制度可以制约档案管理的立卷归档工作,使案卷信息收集、案卷整理、归档、文件排列等工作均依照同一体系来进行,如此便能从根本上避免档案管理中存在于档案方面的问题。

(三)加强水行政执法档案的网络化管理

当今的时代是信息化管理的时代,因此,水行政执法档案管理工作也同样应当要跟上时代发展的潮流,促使执法档案管理走向现代化、信息化,借助网络信息技术来提高档案管理的水平,确保管理质量。比方说,档案管理过程中的案卷索引目录便可以利用微机来制作,通过将检索工具逐步输入计算机中来为执法档案的网络化管理奠定扎实的基础。

三、结语

终上所述,随着社会经济的不断发展,我国的水资源管理便面临着越来越严峻的局面,而这便使得水行政执法档案管理工作愈加重要。本文主要是从档案和相关从业人员这两个方面分析了水行政执法档案管理中存在的问题。之后便主要是从加大对档案管理人员的管理力度、构建完善的水行政执法档案管理机制、加强水行政执法档案的网络化管理这三个方面阐述了解决对策。

参考文献:

[1]郝秀云.浅谈水行政执法档案管理中存在的问题及对策[J].新疆水利,2006.

[2]张萍莉,赵新年.谈基层水行政执法档案管理存在的问题及对策[J].河南水利与南水北调,2007.

作者简介:马晓亮(1983—),男,汉族,河北唐山人,科员,助理馆员,中共党员,主要研究方向:档案管理。

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